Как корректно сообщить отказ кандидату: важные моменты и советы

Сообщить отказ кандидату — это не просто формальность, но важная часть рекрутингового процесса, которая влияет на восприятие компании и её соответствие нормам законодательства. Даже если кандидат не был выбран, важно сохранить положительный имидж компании и оставить хорошее впечатление. Важно также убедиться, что ваш отказ не содержит формулировок, которые могут быть восприняты как дискриминационные (например, связанные с беременностью, возрастом или половой принадлежностью).

Нужно ли писать отказ?
Да, отказ кандидату нужно писать. Это проявление профессионализма и уважения к кандидату, который потратил своё время на общение с компанией. Неотвеченные заявки оставляют у кандидатов негативное впечатление и могут навредить репутации работодателя на рынке труда.

Формулировка отказа: варианты
Когда формулируется отказ, важно учитывать, что кандидат может воспринять его болезненно. Поэтому нужно использовать вежливый, уважительный и чуткий тон.

1. Отказ без указания конкретной причины:
Этот вариант может создавать риск того, что кандидат захочет узнать конкретную причину отказа.

Пример:
“Благодарим вас за интерес, проявленный к нашей компании, и за время, которое вы посвятили процессу отбора. В данный момент, к сожалению, мы не можем предложить вам сотрудничество. Однако, мы сохраним информацию о вашей кандидатуре в нашем реестре кандидатов. При появлении новой вакансии будем рассматривать вас в числе первых. Желаем успехов в профессиональной самореализации.”

2. Отказ с указанием выбора другого кандидата:
Этот вариант, как правило, исключает вопросы о том, почему выбрали не вас, и предотвращает дальнейшие обсуждения.

Пример:
“Спасибо за ваше время и участие в нашем процессе отбора. Мы выбрали другого кандидата, чьи навыки и опыт более соответствуют нашим текущим потребностям. Мы ценим ваш опыт и профессионализм и готовы сохранить вашу кандидатуру в нашем реестре кандидатов на случай появления подходящих вакансий, если вы не возражаете?”

Как правило, когда мы завершаем сообщение таким вопросом, кандидат отвечает “не против”, и мы завершаем диалог:
“Благодарим вас за понимание. Мы обязательно свяжемся с вами, если появятся подходящие вакансии. Желаем вам успехов в поиске новых возможностей.”

3. Отказ без возможности дальнейшего сотрудничества:
Этот вариант используется, когда вы точно не планируете возвращаться к рассмотрению кандидата на любую вакансию. Формулировка может быть аналогична предыдущим, но без предложения о сохранении информации в реестре кандидатов.

Указывать ли причину отказа?
Указывать или не указывать причину отказа зависит от культуры компании и ситуации. Важно помнить:

– Не рекомендуется указывать причины, связанные с недостатком навыков, возрастом, опытом и другими аспектами, которые могут быть восприняты
как дискриминационные или нарушающие нормы законодательства.

Например, была ситуация, когда мы почти согласовали кандидата на должность, но потом узнали, что она беременна. Руководитель волновался, как правильно сформулировать отказ. В итоге мы указали, что выбрали другого кандидата, избегая при этом нарушений законодательства.

– Уместно указать на выбор другого кандидата, если это обосновано объективными причинами, такими как лучшее соответствие профилю вакансии.
– Если причина связана с изменением планов компании или структурой, это тоже может быть озвучено, например, если позиция заморожена.

Оставлять ли кандидату надежду на будущее сотрудничество?
Здесь важно соблюдать баланс. Если вы действительно готовы рассмотреть кандидата на другие позиции в будущем, это уместно упомянуть в письме. Однако, если вероятность такого события крайне мала, лучше этого не делать, чтобы не вводить кандидата в заблуждение.

Как завершить коммуникацию с кандидатом?
Хорошая практика — заранее информировать кандидата о том, что компания свяжется с ним только в случае положительного решения. Это позволяет избежать неоправданных ожиданий и оставляет пространство для кандидата искать другие возможности.

Пример формулировки:
“Мы ценим ваше время и участие в нашем процессе отбора. В случае положительного решения мы свяжемся с вами в течение [указать период].
Если вы не получите ответа в этот срок, пожалуйста, считайте, что на данный момент мы не можем предложить вам позицию.”